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  • Modèle de procès verbal de réunion du conseil d`administration

    Le directeur Amato a accepté de programmer trimestriellement des réunions pour le Comité de gouvernance. Si votre organisation utilise un système de gestion des adhésions basé sur le Cloud (comme Wild Apricot), vous pouvez publier les minutes en tant que page Web et donner accès uniquement au Comité ou aux membres du Conseil d`administration, en fonction des besoins de votre organisation. Grâce aux pages Web réservée aux membres, vous pouvez créer un intranet en ligne sécurisé pour votre Conseil d`administration et vos comités. Ce guide sur la façon d`écrire des procès-verbaux de réunion a été préparé par Wild Apricot pour aider les bénévoles et/ou le personnel des petits organismes sans but lucratif et membres qui peuvent être nouveaux à la tâche de prendre et de préparer des procès-verbaux de réunion pour les comités ou les conseils d`administration. Veuillez noter que puisque le format, le style et les exigences de contenu pour les minutes de réunion varient en fonction de l`organisation et du type de Comité ou de Conseil, cet article n`offre que des directives générales pour vous aider à commencer. Le Secrétaire Amato a donné une brève présentation au Conseil d`administration sur les différences dans le rôle des membres du Conseil d`administration et du directeur exécutif. Si vous pensez à ce sujet, une grande partie de l`information pour le procès-verbal n`a pas changé depuis la dernière réunion. Le nom de votre organisation et votre logo n`ont pas changé. L`emplacement et l`heure de la réunion n`ont probablement pas changé. Sauf si vous avez eu une élection récente, les noms des membres du Conseil demeurent inchangés.

    Si vous rencontrez des difficultés pour distiller votre réunion, utilisez l`exemple ci-dessous pour savoir comment un ensemble de minutes de réunion facile mais suffisamment détaillé peut ressembler à: lors de la distribution des minutes terminées, assurez-vous de les sauvegarder sur un disque dur externe comme précaution supplémentaire sauf si vous utilisez un service qui inclut de bons services de co-implantation et de reprise après sinistre. De nombreuses minutes contiennent des informations sensibles, il est donc essentiel de les stocker dans un emplacement sécurisé protégé par mot de passe et accessible uniquement aux membres de la réunion approuvés. Vos procès-verbaux de réunion seront officiellement approuvés lors de la prochaine réunion. La plupart des comités et des conseils examinent et approuvent ou modifient le procès-verbal au début de la réunion subséquente. Une fois que vous avez effectué les révisions requises, les minutes devront ensuite être stockées pour référence ultérieure. Certaines organisations peuvent stocker ces en ligne (par exemple, dans Google docs ou SkyDrive) et également sauvegarder ces sur un disque dur externe. Vous devrez peut-être également imprimer et stocker des copies papier ou les fournir à un membre du personnel ou à un président pour le dépôt. [Insérer le nom du PDG] a examiné l`ordre du jour et a accueilli tous les participants à la réunion. Ensuite, [insérer le nom du PDG] a discuté de l`état actuel de la société et de ses progrès.

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